Para la siguiente clase desarrolle la siguiente actividad.
NOVENONOVENO
NOVENO
Taller Word
Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en
un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con
los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo
escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se
encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la
persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas
como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la
generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.
Cuando ‘combinamos correspondencia’, estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables
que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser
una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de
combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo
corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de
Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos
serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de
los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué
sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.
Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un
documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación
de correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para
cobinar correspondencia.
Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del
asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le
contestamos haciendo clic en la opción deseada.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos
generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..)
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del
asistente.
En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que
contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado.
Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada
en este momento.
Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar
con el asistente
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar…
Al hacer clic en la opción Examinar… se abre el cuadro de diálogo
Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá
los datos:
En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se
encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común
será utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en
una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si
tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si
tenemos los datos en una tabla de Word.
En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la
carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta
aparecerán todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la
carpeta, sólo nos quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene
nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo
Nombre de archivo: y hacer clic en el botón Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo
Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se
combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante.
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de
nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación.
Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que
aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de
tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones…, una Línea de saludo…,
Franqueo electrónico… (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos…. En
la opción Más elementos… aparecerá la lista de todos los campos del origen de
datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para
pasar al paso 5 del asistente.
En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los
valores concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al
destinatario anterior y siguiente respectivamente,
podemos Buscar un
destinatario… concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o
Editar lista de destinatarios… para corregir algún error detectimagen6ado.
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción
Imprimir….
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo
para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento
a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales… En este caso nos
permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de
registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el
panel de tareas.
TALLER
1) Ingrese a
2) Hacer una base de datos en Excel donde elabore un duplicado de la planilla. Ingrese el apellidos, nombres, definitiva, genero, edad, barrio, telefono, (los ultimos 3 pueden ser datos ficticios) y guardelo en el escritorio
4) Combinar correspondencia (deben quedar 31 cartas, ya que no debe tener en cuenta los estudiantes con M.C, matricula cancelada) y guardar el documento
5) Consulte que es :
a) Un esquema y como se modifican
b) Un documento maestro y que utilidad tiene
c) Un vinculo y com ose hacen dentro de word
DECIMODECIMO
DECIMO
Taller Excel
El libro que vamos a crear generará un presupuesto:
1.- Haga clic en el boton de office
2. luego ingresar a la opcion nuevo.
3.- En la celda A2 teclee MODELO PARA GENERAR PRESUPUESTOS
3.- Teclee Descuento en la celda A4
4.- En la celda A5 teclee IVA
Continúe introduciendo los valores que aparecen en la figura siguiente:
Las fórmulas que vamos a introducir son las siguientes:
- Importe = Cantidad*
Precio
- Descuento = Total *
Descuento reflejado en (B4)
- Total = Importe – Descuento (en la columna E)
A continuación introduciremos la fórmula que calcula el importe.
5.- Teclee en la celda D9 la siguiente fórmula:
= B9 * C9
6.- Pulse la tecla Enter.
7.- Aplique AUTOLLENADO de la cela D9 hasta la celda D14
8.- Compruebe el resultado de la columna Importe fijándose en la
columna de la izquierda de este punto.
9.- En la celda E9 teclee =
D9*B4
10.- Pulse Enter
11.-Aplique AUTOLLENADO de la celda E9 hasta la celda
E14
Como puede ver el resultado es erróneo.
Al aplicar autollenado, la fórmula asignada en la celda
E9 ha incrementado en uno la referencia de la fila.
Para la referencia de la columna D la operación de incremento de fila
es correcta pero en la referencia de la columna B el incremento no se tiene que
dar. Para estos casos tenemos que utilizar referencias absolutas o mixtas.
13.- Pulse dos veces en la tecla de función F4 para insertar un $ entre
la columna y fila de la referencia B4
Con esta operación hemos bloqueado el incremento de la fila al
arrastrar el controlador de relleno.
14.- Pulse la tecla Enter
15.- Aplique AUTOLLENADO de la celda E9 a la celda E14
16.- Compruebe el resultado
17.- Guarde el libro de trabajo con el nombre de PRESUPUESTO
18.- Realice los demás calculos de la columna TOTAL, SUMA TOTALES, IVA
, Y TOTAL CON IVA.
19.- Utilizando el asistente para funciones calcula en PRECIO MAXIMO,
PRECIO MÍNIMO Y PRECIO MEDIO
Si se ha realizado correctamente todos los pasos de este ejercicio el
resultado ha de ser el siguiente:
20.- Ahora vamos a darle un formato más adecuado. Para ello cambia los
fondos, los bordes, los tipos de letras. Las cantidades deben ir en ptas (pecetas) y con
separador de miles. (esto lo logra en formato de celda)
21. Cambie el nombre de la hoja a PRESUPUESTO
22. En la hoja dos resuelva el siguiente ejercicio para 10 personas:
"Se desea conocer cuanto se debe pagar a un trabajador basado en:
* la hora de trabajo cuesta $5000
*total de trabajadores
*total nomina
* trabajador 1 laboro 24 horas, trabajador 2 laboro 48horas, trabajador 3 laboro 15horas, trabajador 4 laboro 32horas, trabajador 5 laboro 10horas, trabajador 6 laboro 8horas, trabajador 7 laboro 20 horas, trabajador 8 laboro 30horas, trabajador 9 laboro 50horas, trabajador 10 laboro 40horas
* se le descuenta el 15% por deducciones (Salario Basico - Deducciones)
salario basico = horas trabajas por el valor de la hora
deducciones = salario basico por 15 por ciento
salario neto = salario basico menos deducciones
23. Describa en su cuaderno las pestanas y lo elementos de la ventana formato de celda
24. Consulte que es PUBLISHER, que utilidad tiene y con que otra aplicaciones se puede comparar
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